Choix d’un photocopieur professionnel : quelles sont les caractéristiques à privilégier ?

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Volume d’impression

Pour choisir un photocopieur adapté à vos besoins, il faut connaître le nombre de pages mensuelles moyennes que vous imprimez dans votre établissement. Ceci, vous permet de trouver un copieur capable de gérer le volume sans changer fréquemment de toner, mais également un copieur assez rapide dans le lancement des impressions si vous disposez d’un volume important de pages imprimées par mois. Si vous souscrivez à un contrat de maintenance, le nombre de pages peut être limité par mois. Si vous possédez déjà un copieur, enregistrez le nombre de pages imprimées chaque mois en utilisant le compteur du photocopieur pour estimer votre volume.

Le format de papier

Un copieur standard (A4) ne peut pas gérer des formats de papier plus grands (A3). Déterminez à quelle fréquence vous devez imprimer des pages plus grandes pour savoir si cette fonctionnalité est essentielle pour votre entreprise. Il en est de même pour la couleur, si vous travaillez dans un service qui n’imprime qu’en monochrome alors il n’est pas utile d’investir dans un copieur couleur.

Le nombre de page par minute (ppm)

Le nombre de pages que la machine peut imprimer par minute, abrégé en ppm, est important si vous devez imprimer de grands volumes très rapidement. Les copieurs plus avancés incluent également l’option d’imprimer des deux côtés, d’assembler des pages, de modifier l’échelle d’impression et d’agrafer des pages ensemble.

Autres fonctions

Une imprimante multifonction peut être une solution pour une petite entreprise car la machine gère la copie, l’impression, la numérisation et la télécopie à partir d’une seule unité. Cela permet d’économiser de l’argent par rapport à l’achat de machines individuelles et de gagner de la place au bureau. Si vous avez plusieurs employés qui utilisent le même photocopieur, envisagez la possibilité de le mettre en réseau afin que tous les postes de travail aient accès à la fonction d’impression.

Budget

Le budget que vous devez allouer pour un copieur est l’un des principaux facteurs déterminants. Examinez le coût du toner et le nombre de copies que vous obtiendrez avant de devoir le remplacer. Le coût de l’entretien et des réparations est un autre problème qui affecte le budget. Dans certains cas, la location d’un copieur est plus rentable, en particulier si l’entretien et les réparations sont inclus dans le coût de la location.

Le plus intéressant pour un copieur, est-ce la location ou l’achat ?

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Comment choisir entre la location et l’achat d’un copieur ? Cela va dépendre de vos besoins et de votre budget.

L’achat d’un photocopieur peut être un investissement important pour votre entreprise, mais le photocopieur vous appartient et est vite rentabilisé. Cependant, les photocopieurs sont coûteux et toutes les entreprises ne disposent pas des fonds nécessaires pour effectuer cet investissement.

De plus, les photocopieurs se déprécient très vite en raison de l’évolution rapide de la technologie. Louer un photocopieur vous permettra de tirer parti des développements technologiques à un moment et à un coût qui vous conviennent, sans avoir à payer pour mettre à niveau un tout nouveau modèle.

Enfin, que ce soit pour l’achat ou la location d’un copieur, vous pouvez si vous le souhaitez profiter d’un service de maintenance, qui vous permettra de faire entretenir régulièrement le copieur par des professionnels et d’être dépanné rapidement en cas de panne.

Les avantages de l’achat de photocopieur :

  • Le copieur vous appartient : vous conservez le matériel aussi longtemps que vous le souhaitez
  • Au niveau comptabilité : le copieur devient un actif de votre société
  • Liberté sur plusieurs points : libre d’entretenir le copieur avec l’entreprise que vous souhaitez et avec les pièces et consommables que vous souhaitez

Les avantages de la location de photocopieur :

  • Pas d’obsolescence : L’évolution technologique en bureautique ne cesse de croitre, en louant votre copieur, vous aurez la possibilité de changer le copieur en fin de contrat pour profiter des dernières technologies d’un nouveau copieur
  • Entretien de votre copieur : avec la location de votre photocopieur, il est possible de mettre en place un contrat de maintenance, incluant consommables, pièces et main d’œuvre
  • N’impacte pas la trésorerie : un copieur est un achat important, si vous choisissez la location, les coûts sont lissés sur la durée du contrat

3 conseils pour garder votre copieur en bon état

Dans cet article nous allons vous dévoiler 3 conseils pour garder votre copieur en bon état le plus longtemps possible.

Conseil n°1 : Ne pas utiliser des cartouches génériques

Bien qu’elles soient moins chères à l’achat que les cartouches originales, utiliser des cartouches génériques est susceptible d’encrasser le copieur. De plus, elles sont très inégales en terme d’uniformité et de qualité d’impression.

Conseil n°2 : Attention au correcteur liquide et aux agrafes lorsque vous scannez

Les anomalies de numérisation peuvent être dues à des marques sur la vitre, ou des résidus qui peuvent toucher les parties internes du copieur. N’utilisez alors jamais de correcteur liquide ou d’agrafes lorsque vous scannez.

Conseil n°3 : Les photocopieurs n’aiment pas l’humidité, ni la poussière

Essayez tant que possible de respecter les consignes d’espace afin que votre copieur respire. Ces consignes vous seront données par le constructeur ou par l’entreprise qui vous installe votre système d’impression. De plus, les copieurs n’aiment pas l’humidité et les grosses variations de température. Il en est de même pour le papier, stockez vos ramettes de papier dans un endroit sec.

Par ailleurs, votre photocopieur n’apprécie pas non plus la poussière. Vous pouvez demander aux personnes qui installent le matériel quelles sont les choses à faire afin d’éliminer cette poussière.

Protéger vos systèmes d’impression des cyberattaques

Nous sommes beaucoup à penser que les cyberattaques proviennent seulement des solutions informatiques. Mais, les systèmes d’impression peuvent également être la source de fuites de données au sein des organisations.

En effet, les multifonctions peuvent aujourd’hui numériser et imprimer à distance. La majorité des multifonctions intègrent un disque dur semblable au PC, qui peuvent enregistrer toutes vos données sensibles (données confidentielles des employés, etc.), que vous réalisez avec des scans, des copies, des impressions ou des documents envoyés par e-mail au terminal ou depuis le terminal.

Il est alors particulièrement important d’être vigilant sur les éléments suivants :

– Ne laissez pas trainer vos documents dans les bacs des imprimantes car des informations peuvent être collectées par autrui

– Utilisez des identifiants et des authentifications lorsque vous utilisez votre multifonction en réseau

– Chiffrez vos documents numérisés

Comment choisir son photocopieur ou son multifonction ?

Plusieurs questions sont à prendre en compte dans le choix de votre système d’impression. Quel type de matériel ? Quel budget ? Etc. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir avant l’achat ou la location de votre appareil.

Quel type de matériel ?

La première question à se poser est de connaître quel type d’appareil vous avez besoin. Est-ce un photocopieur ? un multifonction ? Comment faire la différence entre ces deux systèmes d’impression ?

* Multifonction : Comme son nom l’indique, ce périphérique est conçu pour exécuter plusieurs fonctions, notamment la copie, l’impression, la numérisation et le fax. Une imprimante multifonction va vous permettre de gagner en place dans votre bureau. En effet, avec un multifonction vous n’aurez plus besoin de posséder d’un côté, un copieur, puis de l’autre un scanner, un fax, etc. puisque tout est rassemblé en un. Selon la marque et le modèle, votre MFP peut effectuer plusieurs tâches à la fois et exécuter plusieurs fonctions simultanément. De nombreux modèles disposent d’une impression sans fil et offrent des capacités de mise en réseau.

* Photocopieur : Avec une technologie riche en fonctionnalités similaire à celle d’un MFP, des vitesses accrues, une large sélection de papier et des options de finition, les copieurs sont des machines idéales pour les grands groupes de travail où l’espace n’est pas préoccupant. Leur polyvalence leur permet de gérer avec succès une variété de travaux avec des résultats d’aspect professionnel et des options de finition pouvant inclure l’assemblage, la création de brochures, la perforation à trois trous, etc.

Quelles caractéristiques allez-vous avoir besoin sur votre appareil ?

Avant l’achat ou la location d’un photocopieur ou d’un multifonction, il est important de connaître les fonctions dont vous allez avoir besoin. Par exemple, avez-vous besoin de la couleur ? Bien que les imprimantes en noir & blanc sont moins onéreuses que celles en couleur, la différence de tarif se fait de moins en moins significative entre un système d’impression en couleur et un système d’impression en noir & blanc.

Vous aurez également besoin d’envisager la vitesse d’impression de votre appareil. En effet, si vous imprimez en gros volume, c’est une caractéristique très importante à prendre en compte. La vitesse d’impression est généralement représentée par le sigle ppm, p/min ou page par minute. La vitesse d’impression indiquée par le fabricant de la machine correspond en général à la vitesse d’impression d’un fichier type texte. Par ailleurs, si vous imprimez des photos en haute résolution, sachez que cela ne sera pas représentatif de la vitesse d’impression réelle.

Vous devez également vous poser la question du format d’impression dont vous avez besoin. Est-ce que le format A4 peut vous suffire ? Ou avez-vous besoin d’un format A3, car vous réalisez régulièrement des impressions de grandes tailles ?

Enfin, réfléchissez également aux finitions souhaitées. Avez-vous besoin d’agrafer les feuilles ? De les perforer ? De les plier ? De les trier ? La plupart des photocopieurs proposent ces options.

Vous l’aurez compris, avant de louer ou acheter un photocopieur ou multifonction, il est important de se poser plusieurs questions.

Tout savoir sur la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures consiste à changer le format d’une facture papier au format numérique. Ceci permet de réduire les coûts, de gagner en productivité, d’avoir moins de retard de paiement et une meilleure relation client. On limite également le risque de perte de documents. Différents logiciels existent pour mettre en place la dématérialisation des factures.

Vous êtes intéressés par la dématérialisation ? Ci-dessous, retrouvez les 3 conditions d’une facture dématérialisée. Puis, découvrez les obligations légales qui s’imposent à la facture dématérialisée.

Les 3 conditions pour passer à la facture électronique :

* Des mentions légales doivent figurer sur la facture : la facture électronique doit comporter exactement les mêmes mentions que la facture papier, c’est-à-dire : l’identité du client, la date de la facture et le numéro de la facture qui doit être chronologique et continu, le détail des produits et la quantité, le taux de TVA appliqué, les conditions de règlement.

* L’acceptation par le client de ce mode de facturation : l’entreprise qui souhaite dématérialiser ses factures, doit avoir l’accord de ses clients au préalable. Sans cet accord, le client est en droit de refuser ce type de facturation.

* Certaines garanties sont à prendre en compte : la facture dématérialisée doit être signée par les personnes autorisée, aucune modification n’est possible après sa signature, elle doit rester consultable un certain temps.

Quelles sont les obligations légales ?

À partir de 2020, toutes les entreprises, quelle que soit la taille de l’entreprise, devront facturer leurs services pour l’État par voie dématérialisée, via le portail Chorus Pro.

Bien que la facture dématérialisée reste facultative dans les relations Business to Business, elle tend à se généraliser grâce aux avantages cités dans l’article.

Qu’est-ce que la GED ?

L’objectif d’une solution GED ou Gestion Électronique de Documents est de simplifier l’ensemble des flux documentaires d’une organisation. Elle permet notamment un gain de temps et de productivité. En effet, un salarié perd environ 7h30 par semaine à chercher des documents, et 25% des entreprises ne sont pas capables de produire rapidement les pièces justificatives demandées en cas d’audit comptable ou financier.

Dans cet article, nous vous aidons à mieux comprendre l’objectif de la GED.

Mettre en place une solution de GED simplifie la gestion des documents car elle automatise le traitement de chaque fichier, et ce sur plusieurs étapes de son cycle de vie : création, classement, stockage des documents et partage de données.

Quels sont les avantages de la GED ?

* Centralise tous les documents dans un fond documentaire unique

* Indexe et classe dynamiquement tous les fichiers

* Protège certains fichiers des consultations non autorisées

* Simplifie la recherche de documents donc limite le temps perdu

* Facilite les échanges et le travail collaboratif entre salariés

* Augmente la productivité des équipes

Qu’est-il possible de faire avec un système de GED ?

* Dématérialisation des factures clients : La dématérialisation des factures permet de les éditer plus rapidement, de les transmettre immédiatement aux clients, et donc d’être payé plus rapidement. Réduisez les coûts et les délais de paiement, tout en respectant le cadre juridique normalisant les factures.

* Dématérialisation des factures fournisseurs : Ajouter les factures (électroniques ou numérisées) reçues à une base de données, organiser le versement de celles-ci vers un logiciel comptable et limiter le stockage des factures sous format papier : c’est possible !

* Automatisation des notes de frais : La centralisation des notes de frais simplifie la gestion de celles-ci : les justificatifs sont photographiés et transmis en un clic par le salarié au service comptable, qui contrôle puis effectue le remboursement. L’outil peut même se charger de générer les écritures comptables!

* Archivage sécurisé : Documents numériques ou numérisés, l’archivage se simplifie avec un logiciel de GED. Il suffit d’organiser vos documents, ce qui va permettre de retrouver facilement les fichiers tout en sécurisant ceux-ci.

Qu’est ce qu’une imprimante multifonction ?

Qu’est ce qu’une imprimante multifonction ?

Vous avez sans doute déjà entendu parlé d’imprimante multifonction, mais vous ne savez pas exactement quelles sont ses fonctions ? Et quelle est la différence entre un copieur ou un multifonction ? Nous vous expliquons tout dans cet article.

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Les multifonctions sont nés des évolutions des copieurs et des imprimantes numériques.

Une imprimante multifonction est un appareil d’impression, tout en un, qui peut réaliser de multiples tâches, telles que l’impression bureautique, la numérisation de documents (scan), la photocopie et le fax.

Elle peut être à jet d’encre ou laser, et comme pour une imprimante classique, elle peut imprimer en noir et blanc ou couleur, et en différents formats (A4, A3).

Une imprimante multifonction va vous permettre de :

  • Gagner en place dans votre bureau : avec un multifonction vous n’aurez plus besoin de posséder d’un côté, un copieur, puis de l’autre un scanner, un fax, etc.
  • Gagner en rapidité d’impression
  • Réduire le coût : car acheter un appareil coûte moins cher que d’en acheter 4 différents.

C’est un excellent investissement pour les professionnels qui ont besoin d’imprimer, de copier et de scanner.

Mais alors qu’est ce qu’un copieur ?

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Avec une technologie riche en fonctionnalités similaires à celle d’un multifonction, des vitesses accrues, une large sélection de papiers et des options de finition, les copieurs sont des machines idéales pour les grands groupes de travail où l’espace n’est pas préoccupant. Leur polyvalence leur permet de gérer avec succès une variété de travaux avec des résultats d’aspect professionnel et des options de finition pouvant inclure l’assemblage, la création de brochures, la perforation à trois trous, etc.

Tout savoir sur le contrat de maintenance

Vous hésitez à mettre en place un contrat de maintenance pour votre copieur ? Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur le contrat de maintenance : qu’est-ce qu’un contrat de maintenance ? Que comprend -il ? Quels sont ses avantages ? Etc.

 

 

Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance ?

Un contrat de maintenance est un contrat de service généralement proposé par la société qui installe votre copieur dans vos locaux. Vous pouvez le mettre en place avec n’importe quel type de matériel (imprimante, multifonction, etc.) et n’importe quelle marque (HP, Sharp, Develop, Brother, etc.). Il est vivement conseillé de mettre en place un contrat de maintenance pour votre photocopieur, car si celui-ci tombe en panne et que vous n’avez pas de contrat, le dépannage peut vous coûter très cher et être plus long.

Avec un contrat de maintenance, vous bénéficiez de :

Maintenance préventive : une fois dans l’année, un technicien vient faire une révision complète de votre photocopieur : mise à jour du copieur, remplacement de certaines pièces du copieur, etc.

Dépannage : en cas de souci sur votre photocopieur (bourrage papier, message d’erreur, problème de connexion, etc.) vous pouvez bénéficier d’une assistance téléphonique avec un technicien afin que ce dernier résout le problème à distance.

Réparation : un technicien se déplace dans vos locaux dans les plus brefs délais afin de diagnostiquer la panne. Il change alors les pièces défectueuses afin de réparer votre matériel. Si votre photocopieur ne peut être réparé sur place, il emmène alors votre copieur en réparation en atelier et vous le remplace par un copieur de prêt.

Livraison de consommables : avec un contrat de maintenance, la fourniture de consommables est comprise dans le contrat.

Combien dure une prestation de maintenance ?

Généralement elle dure entre 1 à 5 ans. Vous retrouverez cette durée inscrite dans votre contrat, tout comme les éléments suivants :

– la désignation du matériel

– le tarif

– les conditions d’annulation ou de rétractation

Les avantages d’un contrat de maintenance :

Les avantages à bénéficier d’un contrat de maintenance sont nombreux, en voici les principaux :

– Votre photocopieur subit moins de panne car il bénéficie d’un entretien régulier. Sa durée de vie est alors allongée.

– En cas de panne, vous ne paierez rien, car tout est inclus dans votre contrat (frais de déplacement, main d’œuvre, pièce de rechange, etc.).

– Vous êtes dépannés rapidement et ne restez pas sans copieur pendant plusieurs jours.

Lexique matériels d’impression

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Vous ne faites pas la différence entre un copieur, un photocopieur, un multifonction, etc. ? Retrouvez dans cet article, un petit point lexical du matériel d’impression.

Photocopieur : Appareil permettant de réaliser la reproduction de documents. Différents modèles existent : photocopieur noir et blanc, photocopieur couleur, etc.

Copieur : Appareil qui effectue des photocopies. Ces machines ont le même mode de fonctionnement qu’un photocopieur.

Imprimante : Appareil périphérique d’un ordinateur qui imprime sur papier des textes, des images, des graphiques, etc.

Multifonction : Appareil qui regroupe plusieurs fonctions : impression, copie, scan et, souvent, fax.

GED : La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d’acquisition, de classement, de stockage, et d’archivage des documents.

Scanner : Le scanner, tout comme une imprimante communique avec un ordinateur et permet de réaliser la numérisation d’un document papier en une image numérique, qui sera transmise sur un ordinateur communiquant avec le scanner.

Consommables : Ce sont les cartouches d’encre ou toner qui permettent l’impression d’un document.

Imprimante jet d’encre : L’imprimante jet d’encre va fonctionner grâce à des cartouches d’encre. L’encre est envoyée des cartouches à la tête d’impression. Elle est ensuite distribuée dans les milliers de buses qui chauffent l’encre et éjectent des tonnes de petites gouttelettes sur le papier pour former l’image ou le texte.

Imprimante laser : L’imprimante laser fonctionne avec des toners. Une imprimante laser permet la reproduction haute qualité de textes et de graphiques sur support papier ou optique. Un rayon laser dessine sur un tambour spécial le dessin de la page à imprimer. Une encre en poudre appelée toner est ensuite saupoudrée, où chaque élément du dessin au laser retient cette encre. Par un transfert, cette encre va se retrouver sur le papier, où elle sera ensuite fixée par chauffage : l’encre fond et se fixe sur le papier.

Page par minute ou ppm : Unité de mesure de la vitesse d’un équipement de copie ou d’impression.

Résolution : unité de mesure de la qualité d’une image.

Tambour : Le tambour est utilisé pour les impressions laser. Il sert à plaquer l’image à imprimer directement sur la feuille de papier.

Toner : Le toner est une encre en poudre utilisée dans les imprimantes et photocopieurs laser.

Traceur : Imprimante très grand format utilisée pour certains secteurs d’activité, tels que les architectes, les designers, etc.

Dématérialisation : La dématérialisation consiste à gérer de façon totalement électronique des documents (courriers, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs…) qui transitent au sein d’une organisation, notamment dans le cadre d’échanges avec ses clients, fournisseurs et partenaires.