DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS & GESTION ELECTRONIQUE
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Gestion Électronique de Documents
Que signifie la Gestion Electronique de Documents ?
La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d’acquisition, de classement, de stockage et d’archivage des documents.
Les 4 étapes de la GED sont les étapes suivantes :
- Acquisition du document : il suffit de scanner le document papier afin de pouvoir le transformer au format numérique.
- Le classement : afin de faciliter la recherche de documents par la suite, il faut dans un premier temps le classer. Ce classement va s’effectuer par mots-clés.
- Le stockage des documents : le stockage peut se faire par plusieurs moyens, notamment hiérarchique en fonction du contenu des documents (vidéos, images, textes, etc.). Par ailleurs, le stockage doit comprendre une durée de conservation, passé cette durée, les documents seront archivés.
- Le partage de données : la GED permet aussi de diffuser ces documents dans l’entreprise selon des procédures.
Les principaux avantages de la GED
Réduisez votre budget papier et archivage :
- avec la GED plus besoin d’imprimer et de classer dans les armoires vos documents papier.
Augmentez le temps de productivité
- de vos collaborateurs en réduisant le temps de traitement des documents.
Améliorez le service clients :
- permettre aux clients d’avoir accès à leurs documents à tout moment, permettant ainsi de raccourcir le processus et d’offrir une meilleure réactivité.
Optimisez la communication interne :
- donner un accès personnalisé aux informations à vos collaborateurs, afin qu’ils trouvent les bons documents, partout et au bon moment.
Protégez l’environnement avec la dématérialisation :
- première démarche vers le zéro papier.
Sécurisez tous vos documents :
- mettre un terme aux risques de perte ou de détérioration de vos documents.