La dématérialisation des factures consiste à changer le format d’une facture papier au format numérique. Ceci permet de réduire les coûts, de gagner en productivité, d’avoir moins de retard de paiement et une meilleure relation client. On limite également le risque de perte de documents. Différents logiciels existent pour mettre en place la dématérialisation des factures.
Vous êtes intéressés par la dématérialisation ? Ci-dessous, retrouvez les 3 conditions d’une facture dématérialisée. Puis, découvrez les obligations légales qui s’imposent à la facture dématérialisée.
Les 3 conditions pour passer à la facture électronique :
* Des mentions légales doivent figurer sur la facture : la facture électronique doit comporter exactement les mêmes mentions que la facture papier, c’est-à-dire : l’identité du client, la date de la facture et le numéro de la facture qui doit être chronologique et continu, le détail des produits et la quantité, le taux de TVA appliqué, les conditions de règlement.
* L’acceptation par le client de ce mode de facturation : l’entreprise qui souhaite dématérialiser ses factures, doit avoir l’accord de ses clients au préalable. Sans cet accord, le client est en droit de refuser ce type de facturation.
* Certaines garanties sont à prendre en compte : la facture dématérialisée doit être signée par les personnes autorisée, aucune modification n’est possible après sa signature, elle doit rester consultable un certain temps.
Quelles sont les obligations légales ?
À partir de 2020, toutes les entreprises, quelle que soit la taille de l’entreprise, devront facturer leurs services pour l’État par voie dématérialisée, via le portail Chorus Pro.
Bien que la facture dématérialisée reste facultative dans les relations Business to Business, elle tend à se généraliser grâce aux avantages cités dans l’article.