Qu’est-ce que la GED ?

L’objectif d’une solution GED ou Gestion Électronique de Documents est de simplifier l’ensemble des flux documentaires d’une organisation. Elle permet notamment un gain de temps et de productivité. En effet, un salarié perd environ 7h30 par semaine à chercher des documents, et 25% des entreprises ne sont pas capables de produire rapidement les pièces justificatives demandées en cas d’audit comptable ou financier.

Dans cet article, nous vous aidons à mieux comprendre l’objectif de la GED.

Mettre en place une solution de GED simplifie la gestion des documents car elle automatise le traitement de chaque fichier, et ce sur plusieurs étapes de son cycle de vie : création, classement, stockage des documents et partage de données.

Quels sont les avantages de la GED ?

* Centralise tous les documents dans un fond documentaire unique

* Indexe et classe dynamiquement tous les fichiers

* Protège certains fichiers des consultations non autorisées

* Simplifie la recherche de documents donc limite le temps perdu

* Facilite les échanges et le travail collaboratif entre salariés

* Augmente la productivité des équipes

Qu’est-il possible de faire avec un système de GED ?

* Dématérialisation des factures clients : La dématérialisation des factures permet de les éditer plus rapidement, de les transmettre immédiatement aux clients, et donc d’être payé plus rapidement. Réduisez les coûts et les délais de paiement, tout en respectant le cadre juridique normalisant les factures.

* Dématérialisation des factures fournisseurs : Ajouter les factures (électroniques ou numérisées) reçues à une base de données, organiser le versement de celles-ci vers un logiciel comptable et limiter le stockage des factures sous format papier : c’est possible !

* Automatisation des notes de frais : La centralisation des notes de frais simplifie la gestion de celles-ci : les justificatifs sont photographiés et transmis en un clic par le salarié au service comptable, qui contrôle puis effectue le remboursement. L’outil peut même se charger de générer les écritures comptables!

* Archivage sécurisé : Documents numériques ou numérisés, l’archivage se simplifie avec un logiciel de GED. Il suffit d’organiser vos documents, ce qui va permettre de retrouver facilement les fichiers tout en sécurisant ceux-ci.

Qu’est ce qu’une imprimante multifonction ?

Qu’est ce qu’une imprimante multifonction ?

Vous avez sans doute déjà entendu parlé d’imprimante multifonction, mais vous ne savez pas exactement quelles sont ses fonctions ? Et quelle est la différence entre un copieur ou un multifonction ? Nous vous expliquons tout dans cet article.

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Les multifonctions sont nés des évolutions des copieurs et des imprimantes numériques.

Une imprimante multifonction est un appareil d’impression, tout en un, qui peut réaliser de multiples tâches, telles que l’impression bureautique, la numérisation de documents (scan), la photocopie et le fax.

Elle peut être à jet d’encre ou laser, et comme pour une imprimante classique, elle peut imprimer en noir et blanc ou couleur, et en différents formats (A4, A3).

Une imprimante multifonction va vous permettre de :

  • Gagner en place dans votre bureau : avec un multifonction vous n’aurez plus besoin de posséder d’un côté, un copieur, puis de l’autre un scanner, un fax, etc.
  • Gagner en rapidité d’impression
  • Réduire le coût : car acheter un appareil coûte moins cher que d’en acheter 4 différents.

C’est un excellent investissement pour les professionnels qui ont besoin d’imprimer, de copier et de scanner.

Mais alors qu’est ce qu’un copieur ?

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Avec une technologie riche en fonctionnalités similaires à celle d’un multifonction, des vitesses accrues, une large sélection de papiers et des options de finition, les copieurs sont des machines idéales pour les grands groupes de travail où l’espace n’est pas préoccupant. Leur polyvalence leur permet de gérer avec succès une variété de travaux avec des résultats d’aspect professionnel et des options de finition pouvant inclure l’assemblage, la création de brochures, la perforation à trois trous, etc.

Tout savoir sur le contrat de maintenance

Vous hésitez à mettre en place un contrat de maintenance pour votre copieur ? Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur le contrat de maintenance : qu’est-ce qu’un contrat de maintenance ? Que comprend -il ? Quels sont ses avantages ? Etc.

 

 

Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance ?

Un contrat de maintenance est un contrat de service généralement proposé par la société qui installe votre copieur dans vos locaux. Vous pouvez le mettre en place avec n’importe quel type de matériel (imprimante, multifonction, etc.) et n’importe quelle marque (HP, Sharp, Develop, Brother, etc.). Il est vivement conseillé de mettre en place un contrat de maintenance pour votre photocopieur, car si celui-ci tombe en panne et que vous n’avez pas de contrat, le dépannage peut vous coûter très cher et être plus long.

Avec un contrat de maintenance, vous bénéficiez de :

Maintenance préventive : une fois dans l’année, un technicien vient faire une révision complète de votre photocopieur : mise à jour du copieur, remplacement de certaines pièces du copieur, etc.

Dépannage : en cas de souci sur votre photocopieur (bourrage papier, message d’erreur, problème de connexion, etc.) vous pouvez bénéficier d’une assistance téléphonique avec un technicien afin que ce dernier résout le problème à distance.

Réparation : un technicien se déplace dans vos locaux dans les plus brefs délais afin de diagnostiquer la panne. Il change alors les pièces défectueuses afin de réparer votre matériel. Si votre photocopieur ne peut être réparé sur place, il emmène alors votre copieur en réparation en atelier et vous le remplace par un copieur de prêt.

Livraison de consommables : avec un contrat de maintenance, la fourniture de consommables est comprise dans le contrat.

Combien dure une prestation de maintenance ?

Généralement elle dure entre 1 à 5 ans. Vous retrouverez cette durée inscrite dans votre contrat, tout comme les éléments suivants :

– la désignation du matériel

– le tarif

– les conditions d’annulation ou de rétractation

Les avantages d’un contrat de maintenance :

Les avantages à bénéficier d’un contrat de maintenance sont nombreux, en voici les principaux :

– Votre photocopieur subit moins de panne car il bénéficie d’un entretien régulier. Sa durée de vie est alors allongée.

– En cas de panne, vous ne paierez rien, car tout est inclus dans votre contrat (frais de déplacement, main d’œuvre, pièce de rechange, etc.).

– Vous êtes dépannés rapidement et ne restez pas sans copieur pendant plusieurs jours.